23

Contactouders

 

Contactouder: schakel tussen school en ouders
Contactouders vormen de schakel tussen school (de mentor van hun klas en de teamleider van het domein) aan de ene kant en ouders (de ouders van de werkers in hun klas en de ouderraad) aan de andere kant. Via een aantal bijeenkomsten per jaar zijn ze betrokken bij het reilen en zeilen in de klas en het team. Door signalen door te geven en mee te praten over zaken die spelen draag je bij aan een goede samenwerking tussen school, werkers en ouders. Daarmee heb je als contactouder een waardevolle, maar geen tijdrovende taak.


Informatieavonden
De WP organiseert twee keer per jaar een informatieavond voor alle klassen. Daarbij zijn alle ouders en de mentor(en) van een klas aanwezig. De data van de bijeenkomsten staan achter in de WP-wijzer, onder het kopje Snelwijzer.

De organisatie van de eerste Informatieavond van een schooljaar is in handen van de mentor. Tijdens die avond wordt er gevraagd om twee ouders die contactouder willen zijn. Het is prettig als er steeds één ervaren en één nieuwe contactouder is, zodat er een doorschuifsysteem ontstaat.

De taken van contactouders in en rond de informatiebijeenkomsten kunnen variëren afhankelijk van de wensen en gewoontes van de mentor, de beschikbare tijd en van de samenwerking.
Tip: bespreek direct na de eerste informatieavond met de mentor hoe en wanneer mentor en contactouders de volgende Informatieavond voorbereiden en wie welke taak op zich neemt.


Contactouderbijeenkomsten
Elk schooljaar zijn er drie Contact Ouder Bijeenkomsten (COB’s). Bij een COB zijn de school en de Ouderraad gezamenlijk gastheer. De COB-avond begint met een kort plenair gedeelte in de Grote Zaal, waar alle teamleiders en alle contactouders informatie krijgen die voor iedereen interessant is. Daarna vindt er overleg plaats tussen de teamleider en de contactouders van alle klassen in het domein.


Onderwerpen
Op de agenda van zowel de Informatie avonden als de COB’s staan globaal drie soorten onderwerpen:

  1. Informatie vanuit de school (mentor / teamleider) over zaken die spelen, het programma voor de komende periode etc. Deze info wordt in andere vormen (nieuwsbrieven, website) ook verstrekt aan ouders die niet aanwezig zijn.
  2. Thema’s waarover ouders worden uitgenodigd om mee te denken. Dit is een belangrijke manier om zoveel mogelijk ouders te betrekken bij wat er op school gebeurt.
  3. Vragen, opmerkingen en feedback van de ouders.

De ervaring leert dat vooral het gesprek over de thema’s, waarin school en ouders het partnerschap nader invulling geven, door ouders en school als zinvol en inspirerend wordt ervaren.
In de Informatie avonden en de COB’s wordt alleen gesproken over zaken die van belang zijn voor meerdere ouders of voor het team. Voor individuele kwesties, persoonlijke vragen of klachten kunnen ouders altijd rechtstreeks contact opnemen met de mentor of teamleider. Contactouders die persoonlijke vragen krijgen aangereikt, verwijzen deze dus door.

Voorbereiding
Liefst twee schoolweken voor een COB of de tweede Informatie avond gaat er een mail naar alle ouders, met daarin de aankondiging van de avond. Meestal wordt er een centraal bericht geschreven. De team assistent mailt dit namens de teamleider / mentor en namens de contactouders naar alle ouders. Als de schoolleiding of de Ouderraad een thema aan de orde willen stellen, dan wordt dat onderwerp liefst in de vorm van een paar vragen, in de mail aan de ouders voorgelegd. Zij worden uitgenodigd om hun antwoorden en hun eigen bespreekpunten door te geven aan de contactouders. De mailadressen van de contactouders worden in de uitnodiging vermeld.

De contactouders verzamelen de reacties van de ouders uit hun klas en geven deze door aan de teamleider. Als een contactouder namens andere ouders een bespreekpunt in de vergadering aan de orde stelt, zorgt hij/zij ervoor over voldoende informatie te beschikken.
Beantwoording van te voren door de teamleider of behandeling van vragen aan eind van de bijeenkomst bespoedigd de kernachtige behandeling.

De teamleider stelt de agenda voor de bijeenkomst samen.

Sommige teamleiders vinden het prettig als één van de contactouders de vergadering voorzit. In dat geval kunnen zij ook samen de agenda en/of de bijeenkomst voorbereiden.


Verslag
Van elke bijeenkomst met ouders wordt een verslag gemaakt. De notulist mailt het verslag naar de teamleider voor eventuele aanvullingen of correcties. Het definitieve verslag wordt (vaak bij een nieuwsbrief) verspreid aan alle ouders. In deze verslagen staan geen vermeld van medewerkers of werkers.

De COB-verslagen worden ook verstrekt aan de Ouderraad. Die gaat na of er in de COB’s punten naar voren komen die bredere aandacht vragen, en plaatst deze op de agenda van het overleg tussen de Ouderraad en de schoolleiding.

Deze tekst is gemaakt door de Ouderraad in schooljaar 2014/2015 en aangepast in 2015/2016

Het doel der opvoeding is:
elk kind te helpen worden wat het is.