Contactouders vormen de schakel tussen ouders en mentor van hun klas en teamleider van het domein enerzijds en ouders en ouderraad anderzijds. Tijdens de eerste informatieavond voor de ouders (voorheen HKB: huiskamerbijeenkomst) kiezen de aanwezige ouders per klas uit hun midden twee contactouders.

Deze handleiding geeft informatie over wat contactouders kunnen doen en wat zij kunnen verwachten. Contactouders zijn betrokken bij het reilen en zeilen in de klas en het domein. Het is leuk om op deze manier op de hoogte te zijn van het dagelijks leven op de Werkplaats (WP) en het is geen tijdrovende taak.

COB en informatieavond

Er zijn twee soorten ouderavonden waarop contactouders actief zijn: de contactouderbijeenkomsten (COB) en de informatieavonden van de eigen klas.
De COB's vinden drie keer per jaar plaats op school. Op deze bijeenkomsten zijn de teamleider en alle contactouders aanwezig. De WP organiseert twee keer per jaar een informatieavond voor alle klassen. Daarbij zijn alle ouders en de mentor(en) van een klas aanwezig. Contact-ouders kunnen eventueel zelf een derde informatieavond voor hun klas organiseren.

De data van de bijeenkomsten staan achter in de WP-wijzer, onder het kopje Snelwijzer.

Eerste informatieavond

Voorbereiding: namenlijst met mailadressen

De mentor zorgt voor een lijst met daarop de namen van de kinderen. De bedoeling is dat de ouders hierop per kind één mailadres noteren. De mentor geeft duidelijk aan dat het na overleg mogelijk is om een tweede adres te gebruiken (dit geldt voor gescheiden ouders). De teamassistent checkt later of de mailadressen van alle ouders er op staan en vult deze aan.

Werkwijze

De mentor zit de eerste avond voor en vraagt iedereen om zich voor te stellen en iets te vertellen over zijn/haar kind en om de namenlijst met emailadressen in te vullen. De mentor legt uit dat ouders individuele kwesties altijd kunnen voorleggen aan de betreffende medewerker/ mentor, liefst per email en eventueel met een cc aan de teamleider.

Op de eerste avond geeft de mentor informatie over het contactouderschap en vraagt ouders zich hiervoor aan te melden. Het liefst melden zich twee ouders en bij voorkeur een ouder die al een jaar ervaring heeft, behalve als het een brugklas is natuurlijk. Een van deze (contact) ouders notuleert al meteen deze eerste informatie-avond en legt eventuele actiepunten vast. In de notulen komen geen namen van personen voor. De notulist mailt de notulen naar de mentor voor eventuele aanvullingen en correcties. De teamassistent stuurt de definitieve notulen naar alle ouders.

Tip: vooraf kunnen ouders via een nieuwsbrief algemene informatie ontvangen, zodat er meer tijd overblijft voor uitwisseling van vragen en informatie. In brugklassen kan in deze brief ook de aankondiging komen dat de WP in iedere klas graag twee contactouders heeft en dat deze op de eerste informatieavond worden aangesteld. Zo kunnen (nieuwe) ouders alvast nadenken of ze contactouder willen worden.

Na de eerste COB kunnen contactouders zichzelf in een mail eventueel kort voorstellen aan de ouders van een klas. Zo kunnen ook de ouders die niet op zo'n avond aanwezig zijn kennis nemen van ‘hun' contactouders.

Volgende informatieavond

Voorbereiding: inventariseren onderwerpen

Contactouders inventariseren twee tot drie weken voor de informatieavond agendapunten bij de ouders. Vraag ouders ook als ze geen agendapunten hebben, dit toch door te geven. Zo blijf je met ze in contact. Verder kun je ze op het hart drukken ook dingen te noemen die ze al eerder gemeld hebben. Vraag ze ook aan te geven waar ze tevreden over zijn.

Als ouders een individuele kwestie aankaarten, check dan of zij het probleem al wel hebben voorgelegd aan de mentor of de medewerker. Alleen als de ouders vermoeden dat het een onderwerp betreft dat voor meer ouders/werkers geldt, kan het worden ingebracht op de informatieavond.

Kijk of er nog actiepunten open staan in de notulen van de vorige keer.

Voorbereiden met mentor

Contactouders nemen een tot twee weken voor de informatieavond contact op met de mentor om samen een agenda vast te stellen. Maak, bij voorkeur, een afspraak met de mentor om de informatieavond voor te bereiden. Bereid de onderwerpen voor, de agenda en de rolverdeling. De mentor kan bijvoorbeeld navragen wat er in de klankbordgroepen aan de orde is geweest. Bespreek ook wat ouders gemeld hebben. Aan te bevelen is de agenda vooraf naar de ouders te mailen, zodat zij beter voorbereid op de informatieavond komen.

Werkwijze

Eén contactouder zit de informatieavond voor; de ander maakt het verslag. Soms geeft een mentor er de voorkeur aan om zelf voor te zitten. Doordat je contact hebt met de ouders, weet je vaak welke vragen de mentor van ouders kan verwachten. Laat merken dat je ondersteunend bent aan de mentor.

De agenda kan de volgende zaken bevatten:

* Algemene informatie/nieuws uit de klas

* Informatie uit de klankbord groepen

* Notulen van de vorige informatieavond en/of COB

* Ingebrachte punten door de ouders

* Eventuele actiepunten

* Bespreken onderwerpen contactouderbijeenkomst

* Contactouder voor volgend jaar (bij de laatste informatieavond van het schooljaar)

Maak eventueel een afspraak voor een volgende informatieavond als het om een extra avond gaat en vraag wie zijn of haar huiskamer ter beschikking stelt en stel een datum vast.

Tip: Het is handig als in ieder geval een van beide contactouders meegaat naar het volgende jaar. Deze ouder is dan al ingevoerd in de jaaragenda van de bijeenkomsten op school, heeft contact met de andere ouders opgebouwd en weet hoe het contactouderschap werkt.

Eerste COB

Voorbereiding

Stuur een email naar alle ouders met het verzoek om input.

Je kunt in dit mailtje een paar onderwerpen noemen waarover mensen iets zouden kunnen zeggen. Tenslotte kunnen er op de informatieavond dingen gezegd zijn waar je nog op terug wilt komen, zoals de actiepunten.

Stuur een beknopt overzicht van de binnengekomen punten naar alle ouders, zodat zij met hun reactie kunnen komen. Soms vindt de een iets wenselijk en een ander niet. Stuur een overzicht van de definitieve punten naar de teamleider. Deze kan dan beter reageren.

Tip: maak een selectie als er veel onderwerpen zijn. Eventueel kun je een aantal minder specifieke zaken buiten de COB om met de teamleider bespreken of per mail doorgeven. Tevens kun je ouders met heel individuele onderwerpen naar teamleider en/of mentor verwijzen. Tegelijkertijd is het handig als je inzicht hebt in onderwerpen die spelen bij ouders, omdat een aantal individuele kwesties bij elkaar ook breder kunnen spelen.

Werkwijze

Spreek af wie er voorzit (de teamleider of een van de contactouders) en wie er notuleert en hoe dat de volgende keren gaat. Het kan handig zijn dat een contactouder voorzitter is, zodat de teamleider zich op de inhoud kan concentreren. Maak een contactouder-adressenlijst. De notulist neemt deze mee. De teamleider geeft algemene informatie over het reilen en zeilen in het domein. Tenslotte brengen de contactouders hun punten in. Dit zijn meestal punten per klas of zaken die het hele domein betreffen. Indien van toepassing formuleren teamleider en ouders aan het eind van de vergadering actiepunten.

De notulist stuurt de voorlopige notulen naar teamleider en contactouders voor hun reactie. De definitieve notulen gaan naar de teamleider of de teamassistent. Deze zorgt er voor dat de andere ouders en de ouderraad de notulen ontvangen.

Tip: Stel samen met de teamleider de agenda voor de COB op. Voorzitter van de Ouderraad en rector stellen algemene agendapunten vast die teamleider en contactouders in overleg verder aan- en invullen.

Volgende COB's

Voorbereiding

De Ouderraad doet een voorstel voor een thema voor de tweede en derde COB, bijvoorbeeld samenwerken, zorg voor je omgeving, mijn en dijn. Bij het vragen om input aan ouders kun je extra aandacht vragen voor het betreffende thema, of zij punten in willen brengen over onderwerpen die op deze terreinen spelen.

Omdat je de adressen hebt van de contactouders van de andere klassen, kun je relevante punten behalve naar de teamleider, ook doorsturen naar elkaar. Het is natuurlijk ook mogelijk dat de teamleider of de voorzitter vooraf een overzicht van deze punten rondstuurt.

Zie verder onder 'Eerste COB'.

Tip

Meld je af bij de teamleider als je niet komt op een COB .

Mailtips

Uit het oogpunt van zorgvuldigheid en volledigheid verloopt de communicatie tussen ouders en contactouders via de teamassistent en de teamleider. Alle e-mails van contactouders aan ouders worden daarom verzonden via de teamassistenten, met daarbij in de cc-regel de email adressen van de contactouders van de klas. Zo kunnen de ouders met ‘reply to all' toch direct hun contactouders bereiken. Overigens ontvangen alle ouders de mailadressen van de contactouders ook via de team-nieuwsbrieven.

Voorkom ‘mailmoeheid' bij ouders door mails te bundelen. Voeg bijvoorbeeld de notulen van de tweede COB als bijlage toe aan de uitnodiging voor de tweede informatieavond. Zo kunnen ouders zich goed inlezen en voorbereiden en voorkom je dat mails verzanden in een overvolle mailbox en ongelezen blijven.

Vermeld in de onderwerpregel altijd de eventuele actie die je van ouders verwacht, zoals: ‘Extra informatieavond: meld je aan svp!'

De Ouderraad ontvangt ze graag!

Deze handleiding is een initiatief van de Werkgroep Communicatie van de Ouderraad.